服装公司财务会计部门在ERP系统上线前的准备工作

类别:专家观点 发布时间:2019-05-31 浏览人次:

在得到普遍认可的服装ERP系统中,基础数据的准备工作是一项项基础性工作,要求认真扎实做好,因为这部分数据会直接影响到后续的业务处理能否有序正常,其中ERP系统流程处理的模式也会受到部分基础数据的影响,对基础数据的审核非常有必要。

一些基础数据的数据量大是财务系统的基础数据准备的重难点,部分企业的不规范可能导致数据重复混乱等严重问题。准备还需要考虑一个“为谁而设”的问题,总的来说主要包括以下几个方面。

服装公司财务会计部门在ERP系统上线前的准备工作

(1)会计科目的准备。会计客户的设置相对来说是个很简单的事情。在准备会计科目时,企业需要根据自身的核算体系确定科目的设置原则和方式,特别是根据项目解决方案的要求来进行相应的设置。一般情况下科目只能一年变更一次,所以科目的设置需要考虑扩展性和延续性,这样才能更好的进行系统性的分析;因为科目都是多级设置,如果科目的编码不是通过补位的方式来设置的话,需要充分考虑一些科目的扩展性,例如有一些会计科目,如果设置了只是使用了一级科目编码的长度来编码,那么后续要增加子科目时就很难在当前会计年度增加,此种情况可以通过直接按照补位的方式设置到最大编码长度的方式来避免。对于多会计单位模式下的集团公司需要注意统一集团公司内部各会计单位的会计科目同集团的会计科目的关系以及相关的货币计量原则。

(2)客户资料的准备。一般企业都已经有该部分资料,但是因为处理模式的不同等原因需要进一步的整理。在手工做账的情况下,客户资料经常会出现一个客户多个账户的现象,主要是因为客户有可能会出现变更名称,或者在客户名称的管理上不规范,有些名称采用简写的方式,这样就很难识别是否为重复客户,所以整理客户资料时需要对所有的客户名称进行核对,对于一些重号的客户进行转户和销户,对于一些错误的客户或者无法收回的应收账款进行必要的账务处理。客户资料的准备还需要注意两个客户之间存在母子公司关系或者同为客户和供应商的情况,这部分数据会直接影响到对客户全面情况的分析。在准备客户资料时还需要注意解决方案的需要,例如基本的信贷限额的控制要求,需要整理出每个客户的信贷限额要求,如果软件支持,可以划分一些信贷限额分组来规范信贷限额的管理工作。

(3)供应商资料的准备。供应商的准备难点基本和客户相同,在准备完成后要进行认真的核对。

(4)固定资产资料的准备。固定资产的明细在一些企业经常是只有总账,并没有一个准确的明细,在上线前需要进行整理,需要能够进行一个分类,整理出各固定资产的原值、残值、累计折旧、折旧额度等信息。

(5)基础数据的准备往往都会出现完成进度延迟的情况,特别是当负责准备的人员不能很好的理解需要准备的内容时,所以在基础数据准备的过程中需要能够对一些整理好的数据进行必要的检查,以确认是否符合要求,及时对不合适的内容进行纠正。

(6)报表的合并关系。对于需要多会计单位的模式下,需要注意统筹好会计报表的合并关系,例如不同子公司之间的分级合并汇总关系。

需要注意的是,在口碑较好的ERP系统实施过程中,对于一些其他往来单位最好也采用客户的方式来进行管理,可以设置一个单独的类别来区别对待,如果是其他往来单位将很难使用正常的应收和应付等模块进行业务处理,而且使用ERP系统以后,也没有必要再通过其他往来这种模式来进行管理。除此之外,会计期间的确认、外币汇总损益方式的确认、集团公司内部各会计单位的相关基础数据设置等等,都需要在实施的过程中多加留意。

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