服装公司如何改善ERP使用现状 抓数据 审流程 巩固培训

类别:专家观点 发布时间:2019-03-15 浏览人次:

在服装市场环境变化或客户自身需求改变等各种不可抗力因素影响下,即使运行了服装ERP系统仍然会出现成本超过预定计划的情况。所以,是时候做一些事情来改善现状了。数据的准确度是最能够反映ERP系统运行状况的一个指标。在给ERP系统进行改善的时候,必须根据需要抓住基础数据,对价格表、供应商明细表等记录进行审核。服装公司具体应要核对如下几组数据的准确率:  

服装公司如何改善ERP使用现状 抓数据 审流程 巩固培训 

一、服装ERP系统账上库存数量与实物数量的一致性   

在使用ERP系统后,以系统数据做基础,对实物进行盘点,然后确定两者之间的差异,并做原因分析,还可以了解员工是否按标准在操作。   

二、订单中的未交货明细   

包括采购订单上的未交货明细和销售订单上的未交货明细,根据其他单据更新的采购订单和销售订单,同时涉及多部门合作,如有问题,就要采取措施,来确保各部门的友好协作。   

三、需要查看单据编号等是否符合要求   

企业在上ERP系统之前,一般都需要编制一套编码规则(服装ERP编码规则可参考《从整体出发,建立规范的ERP编码规则,保证信息的可靠性》),包括各种单据的编号、产品编号、员工编号等。在实际工作中,员工流动及其他原因会导致编码混乱。不一致的编码规则会导致其它部门查询数据的困难。故在改善时,可以查询员工是否按编码规则在进行编码,并加强对相关用户的培训。 

现在大部分ERP系统都是以流程驱动的。也就是说,根据业务流程来开发、设计、实施、操作ERP系统。这就给了我们第二个ERP系统改善的指标,即评估企业用户操作流程的标准化。在评估这个指标的时候,需要抓住企业的关键流程,具体抓住以下几个流程即可。

一、销售循环流程

包括客户审核、信用复核、销售接单、发货等多个环节。建议抓住关键环节的关键点,看看用户操作是否到位。

二、相关计划的操作流程

如对于先接单后采购的企业来说,需要根据销售订单来生成采购计划。在改善时,就需要考虑后续的操作跟这个计划的符合程度。一般来说,如果计划与实际符合,需要先更改计划,而不能够直接在后续的单据中进行更改。如销售订单有变化,就需要先更改销售订单,然后再根据更改后的销售订单来调整销售计划与采购计划。这是前后一致的流程。如果发现这里有不一致,那么系统稽核人员就需要分析不一致的原因,并寻求后续的措施。

三、采购循环流程

在这个流程中,主要是采购单流程与采购收货流程。对于采购单来说,企业是否允许无单采购,一般都要求有原始的单据。系统稽核人员可以在ERP系统中导出没有原始单据的采购订单,然后进行追踪分析。在给ERP系统体检时,可以分析单据是否完备。如果完备的话,则说明相关操作按流程办事,否则就需要进行后续的完善操作。

四、付款流程   

对于ERP系统来说,付款业务主要就是核对相关单据的内容。如对于供应商付款来说,需要考虑采购订单、供应商发票、入库单等单据是否齐备,金额是否有问题。同时还需关注,有没有重复付款的单据等。分析这些单据,可以判断与付款相关的用户在操作上是否标准,有没有偷工减料,甚至舞弊的事件发生。

五、注意一些特殊的流程    

还有一些企业管理层比较重视的内容,如预收款、预付款业务,这便需要做特殊流程。如对于预收款业务来说,需要客户付款后才能够安排生产或者安排出货。 

当ERP系统运用的比较熟练之后,用户对ERP系统的依赖程度会很强。一旦有ERP系统不能够正常运行的情况,用户将无法开展正常的工作。这就给了ERP系统改善的第三个指标,即做好用户改善。依照实践经验,从涉及IT部门具体动作的层面,理清对应的工作思路,让大家做到心中有谱。

一、随时随地培训各级员工,规范操作   

ERP实施完成后,培训的工作告一段落。然而随着ERP人员的变更、以及企业业务的变化,导致ERP用户遇到这样那样的问题。   

有的ERP用户凭借自己对系统的初步了解,遇到问题随机应变,表面上看及时处理了工作的实际问题,但由于不规范,最后导致后续各种问题的出现。如:仓库操作过程中,一些参数选择不慎问题,导致财务数据出现错误。    

因此ERP专职人员,不定期要到现场去,要随时随地培训员工,不断完善操作用户操作手册,让ERP用户依照标准的流程进行操作。这样就能保持ERP用户对系统的熟习程度在一定水准上。遇到例外问题,也会及时报告,避免擅自处理带来的冲突。    

二、搞好激励机制,充分调动公司非IT资源,关注ERP的改善    

某些问题的解决可以有比较长的时间,这是持续改善最有利的条件之一。这时候就要鼓励ERP用户去研究ERP系统本身。我们可以在测试环境,变化一些参数设置,或起用一些原来未曾使用过的功能,从容不迫地解决业务中的实际问题。   

其次ERP用户参与多了,解决问题的机会就会多起来。特别是ERP用户在对业务本身很熟悉,若加上深入了解自己相关的ERP系统,提出的解决方案就会更加有效,极大弥补ERP专职人员的不足。    

三、研究业务、关注现场   

在实际工作中,我们发现,一个业务的问题涉及的流程,不仅仅跨越岗位、部门,甚至有机会跨越不同的公司,因此,IT专职人员,就必须认真学习业务,从IT的角度来审视,是否有机会利用ERP系统改善现有流程。   

套用现在流行的管理语言就是:接触,观察,倾听,提问,渗透,影响。   

四、顺应时机,导入关联新技术,扩大ERP系统的影响   我们要敢于承认ERP系统的不足,在特定动作上,不仅仅可以依赖手工操作解决,在条件允许的情况下,也可以导入成熟的新技术,弥补ERP系统的不足。   

维护和升级是ERP持续改善的重点工作之一。企业定期检查ERP系统,才能及时掌握ERP现状,一旦系统出现故障,可立即采取相应解决措施。   

总而言之,ERP的持续改善不是一蹴而就的,希望通过以上要点进行优化后,都能达到企业自身想要的效果。

【本文标签】: 服装ERP ERP项目改善

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