如何确定企业到底需要哪些ERP报表

类别:专家观点 发布时间:2019-01-14 浏览人次:

ERP软件一般会预先内置很多标准的管理报表。有些报表可以直接使用,有些必须修改一下才能使用,而有些可能根本就用不上。在日常使用ERP的时候,业务部门总会需要一些新的管理报表,很多这些报表都需要从头开发。针对管理报表所做的这些修改与开发工作,累计起来的工作量是非常可观的。开发管理报表这项实施任务,通常不在ERP项目的关键路径上面,因为报表开发工作可以与其他实施工作同步进行。

如何确定企业到底需要哪些ERP报表

需要企业注意的是,在对ERP系统进行第一轮的正规测试之前,最好不要启动报表开发工作,在此之前,没有谁会真正清楚到底需要什么样的管理报表,因为ERP报表设计在于实用准确

在处理管理报表的时候,企业要重点搞清楚在数量上到底需要多少报表,而不是把每一张报表的明细列出来。另外要说明的是,如果企业希望新ERP系统能够生成当前在用的每一张管理报表,那么这是很不现实的,主要有下面几个原因:

● ERP软件内置的一些标准报表,可以实现与现有报表一样的管理目的;

● 企业多年前设计的很多报表已经不再需要,也没人会再用这些报表;用户可以在新ERP系统里面实时查询或者下载相关数据,因而可以替代一些现有报表的作用;

● 有些报表经过整合以后,用一张新报表就可以了;

● 很多ERP系统里面会有一些基本的报表开发工具。系统上线以后,实施小组的业务分析人员或者ERP关键用户,可以利用这些工具开发一些简单的报表。

如何确定企业到底需要哪些管理报表呢?

首先,把需要替换的所有报表列出一个完整的清单来。在这个清单里面,还要明确每张报表做好以后要分发给谁,以及分发的频率是多少(是每天、每周、每月分发一次,还是按需分发)。除了在企业现有系统里面所生成的报表,对于用户们用电子表格软件所制作的一些其他报表,也要根据实际需要纳入ERP项目范围

一旦把现有报表清单整理出来以后,就请业务部门的用户们确认一下,哪些报表是新ERP系统必须要能够提供的。然后再请他们把剩下的报表按重要性进行分类,同时也把那些不再需要的报表找出来。

要注意的是,在目前阶段不要接受用户们提出的新报表需求。同时也没必要花时间去确认新ERP系统里面的标准报表能否满足现有报表的需求,因为大部分标准报表是不能满足的。如果将来发现有些标准报表确实用起来很不错,就当是一个额外奖励好了。

对于那些可以更新数据库的报表,企业一定要区别对待。在大部分情况下,最好的办法是去完善这些报表,而不是另外搞出一些新的报表来。

现在已经有了一个报表清单,并按高、中、低的优先级进行了分类。对于那些优先级为高和中的报表,必须要纳入项目范围。对于大部分优先级为低的报表,可能以后不会再使用,或者等ERP系统上线以后再去处理也来得及。在对报表按优先级进行分类或者在统计报表总数的时候,不必做到百分之百准确。毕竟在目前阶段,对于企业到底需要多少报表以及需要什么样的报表,还不是十分确定。

做完上面这些工作之后,最终统计一下将来需要的报表数量,就可以在项目范围里面确定好需要处理哪些管理报表了。随着项目的展开,ERP项目小组将对管理需求以及新系统越来越了解,一些新的管理报表也将得以确认。这些新出现的报表数量,大概是之前项目范围里面已经确定的报表数量的30%左右。如果还有一些报表没有考虑到,这些报表可以在ERP系统上线以后再去开发,毕竟新的报表需求总会不断地出现。

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