整理现有业务流程和在用管理软件的清单

类别:专家观点 发布时间:2018-12-31 浏览人次:

在明确ERP项目范围的时候,企业要做的第一件事情,就是把所有可能会包括在项目范围里面的业务流程列出一个清单来。ERP厂商或者咨询公司的顾问,应该已经针对同一行业的企业整理出一个通用的流程清单,也可能是他们在做其他项目的时候整理出了一个类似的流程清单,总之企业可以用这些流程清单作为起点。如果没有可以参照的流程清单,企业可以从列出各业务部门需要完成哪些主要工作开始,然后再逐步完善。

整理现有业务流程和在用管理软件的清单

在列出现有业务流程清单的时候,最好能在主流程(majorprocess)之下稍微细化一个层次。比如对于大部分企业来说,采购流程是一个主流程,但是在流程清单上面只是简单地写出采购主流程这几个字是说明不了什么问题的。如果把这条采购主流程再细化一下,就会比较清晰也比较好理解。

举例来说,在采购主流程里面,通常会包括下面的一些子流程(sub-processes):①选择供应商,②维护供应商主文件,③生成采购申请与申请审批,④下达采购订单,⑤收货入库,⑥处理采购发票,⑦付款给供应商。在后面最终确定ERP项目应该包括哪些业务流程的时候,如果对子流程做了一些大的修改,那么都需要标记出来。推荐阅读:《企业的业务流程与ERP流程存在差异该如何抉择》。

接下来要做的一件事情,就是把企业当前在用的管理软件列出一个清单来。在这个清单里面,不但要包括所有在用的管理软件,而且与每个软件相关的一些重要信息也要列出来,比如每个软件有哪些关键用户、软件能实现哪些主要功能、有无系统接口、软件采用了哪些技术平台(主要指操作系统、数据库以及配套硬件设施)等等。

企业在描述现有管理软件之间的相互关系的时候,最好能够画一个总图出来。在这个总图上,不但要包括每套在用的管理软件,还要包括这些软件相互之间的重要数据接口,以及上面所说的其他重要信息。俗话说“一图能抵千字”,所以用图表来描述软件之间的相互关系是最有说服力的。

在列出在用管理软件清单的时候,不要忘了那些只供单个用户或者单个部门使用的软件,例如RFID电子工票系统,这些软件通常不是由IT部门开发和维护的。这些软件可能是使用部门自己开发的,甚至可能只是一些重要的电子表格程序。虽然这些软件没有得到IT部门的支持,但是一定要引起重视,因为这些软件对于日常业务处理或者生成某些管理报表,可能是非常有用的。

【本文标签】: 业务流程 管理软件

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