ERP项目组织架构与人员配置

类别:专家观点 发布时间:2018-12-19 浏览人次:

ERP实施是一家企业最重要的项目之一。获得项目成功,很大程度上取决于设计和实施ERP系统所组成的项目团队。企业在为团队选择成员的时候,原则上跟ERP选型是一样的,也就是最好一次就把事情做对。如果人选不当、人数不够、岗位不清、职责不明,就会在一开始给ERP项目埋下隐患。其中最关键的因素就是项目中ERP团队的分工与责任。

ERP项目组织架构与人员配置

华遨总结17年来服装ERP的实施经验,ERP项目组织架构的人员组成,主要有领导小组(ExecutiveSteeringTeam)项目管理小组(ProjectManagementTeam)实施小组(ApplicationTeams)技术支持小组(TechnicalSupportTeam),编外实施小组(KeyStakeholders)和主题专家小组(SubjectMatterExperts),除了实施小组可以有多个,其他小组都只有一个。

领导小组要为ERP项目的最终成败负责。如果项目在实施过程中进入了消极循环,那么领导小组无需责怪别人,只能从自身找原因。虽然领导小组组长只有一个,但是领导小组里面的每个人都应该是ERP项目的积极推动者。领导小组的职责,就是要为项目小组摇旗呐喊并且正确地引导他们,尽可能帮助他们把ERP项目做好。

项目管理小组要计划并且控制好ERP项目每天的日常工作。前面已经讨论了,应该从企业内部挑选一位ERP项目经理来主持项目管理小组的工作。来自于外部的项目管理顾问,应该在制订计划以及在实施过程中提供他们的项目管理专长,尽心尽职辅导项目经理做好工作,同时也要准备好在必要时接管项目经理的工作。

在理想的情况下,ERP项目的计划阶段最需要项目管理顾问的深度参与。计划制订完以后,项目管理顾问的参与就会逐渐减少,到最后只需监督一下项目就可以了。另外要强调的是,各个实施小组的组长以及他们的实施顾问,应当在他们所负责的实施工作中肩负起领导责任。如果实施小组组长以及实施顾问每天都要等待项目经理的指示才能采取行动,就说明他们的人选是有问题的。在项目管理小组里面应当有一名负责IT工作的经理,这名IT项目经理最好来自于企业的IT部门。这个角色的主要职责是管理好技术支持小组以及外部技术顾问,这样就可以让项目经理专注于业务层面的ERP实施工作了。

IT人员能做的可不只是技术支持工作,他们可以协助项目经理做好项目管理工作,因为他们不但了解企业的业务,也非常了解企业当前在用的管理软件。如果企业没有IT部门,或者IT部门的主要工作只是硬件或者PC的维护,那么建议企业雇用一名独立的IT技术顾问来提供高层次的专业知识。

实施小组通常是按照ERP软件的具体模块来组织的。每个实施小组包括一名小组组长、一名实施顾问(外部顾问或者内部顾问)、一名业务分析人员(functionalanalyst),以及一名IT支持人员(通常是软件开发人员或者编程人员)。如果ERP项目涉及到多个实施站点,那么还会有当前实施站点的站点代表。实施小组的组长、业务分析人员以及站点代表,应该都来自于企业的业务部门。

实施小组要完成所有具体的实施工作。他们的工作重点包括学习ERP软件、设计业务流程、ERP系统配置、解决业务以及实施方面的问题、明确定制软件的开发需求、做好系统测试、撰写ERP软件的操作手册,还要做好最终用户的培训工作。

技术支持小组要为ERP实施提供一个稳定可靠的系统环境,还要在很多其他方面提供IT支持,比如ERP软件安装、漏洞修复、系统安全、硬件维护以及其他系统管理工作。有些IT人员应该直接归属ERP项目,必要时可以与其他IT人员进行协调。

编外实施小组主要由业务部门的管理人员和最终用户(比如ERP关键用户)组成,这些人都是精心挑选出来的并且都来自于ERP系统所覆盖的部门。这些人在项目上的参与是不定期的,需要的时候就参与进来,但是这个小组必须要在ERP项目的组织架构上面体现出来,他们的参与对做好ERP项目非常重要,他们也有责任帮助做好ERP项目。

有很多实施工作,尤其是基于ERP软件设计企业的业务解决方案的时候,需要编外实施人员提供建议、反馈与验证。简而言之,他们要充当好项目小组的参谋。对于编外实施小组里面的关键用户(powerusers),他们在ERP项目上会有更深层次的参与。项目上很多需要动手操作的实施任务,通常是由关键用户来完成的,比如数据清洗、系统测试,以及为最终用户培训和系统上线提供支持等等。

什么时候安排关键用户以及其他编外实施人员参与到ERP项目中来,是项目经理和各个实施小组的责任。

在为编外实施小组挑选关键用户的时候,除了那些很明显的人选之外,还要在用户当中挑选几个对ERP项目持消极态度的、非正式的“意见领袖”。对于这些人的意见,企业同样要引起重视。这样做的好处是,一旦这些人改变态度并且积极地参与进来,那么其他对ERP项目持消极态度的人,也会受他们的影响而转变态度并且积极地参与进来。

主题专家小组(SubjectMatterTeam)主要由各类专家组成,他们是根据需要被请进来参与实施工作的。这些专家可以是内部的,也可以是外部的,他们可以为ERP项目提供特定的专业知识,或者执行一些特殊的实施任务。专家小组成员之间的差别比较大,每位成员都非常专注于自己的研究领域。常见的专家小组成员包括ERP理论培训讲师、合规专家以及那些可以提供专业技术知识的专家。

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