四项工作让ERP系统从测试环境投入正常使用

类别:专家观点 发布时间:2018-12-13 浏览人次:

一旦把ERP系统准备好之后,就可以准备进行系统切换了。在系统切换阶段,首先要做好人员准备工作,也就是要让企业上下为ERP系统投入使用做好准备。然后要通过一系列步骤,让ERP系统从测试环境投入正常使用。

四项工作让ERP系统从测试环境投入正常使用

在系统切换阶段,要重点做好下面的4项工作。

1、编写系统操作手册

操作手册也可以理解为ERP实施文档,ERP实施文档是用来记录、描述、展示实施过程一系列信息的处理过程,通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。在操作手册里面,要重点描述好两件事情:一是操作步骤。对于如何通过软件做好每一项具体工作,要有详细的操作步骤;二是运营政策。每项工作是如何被执行的,都要受相应的运营政策的指导与控制,这些运营政策一定要在操作手册里面讲清楚。

操作手册的编写应该在系统测试结束以后进行。如果系统测试还没有结束就开始编写,就会导致经常需要修改。有些人认为操作手册的编写应该放到系统测试阶段,我不同意这种说法,因为系统测试阶段的主要目的是测试,如果把编写操作手册的工作也放进去,就容易分散大家的注意力。

2、做好最终用户培训

包括准备好培训教室、培训设施、培训计划、培训内容、培训材料以及培训数据。然后就是要完成最终用户的培训工作。关于ERP培训的建议,推荐阅读:《ERP培训,把企业信息化建设落实到人》。

3、制订系统切换计划

在系统切换计划里面,要详细地描述系统切换工作需要完成哪些步骤、每个步骤的先后顺序是怎样的、具体在什么时间完成、每个步骤的责任人是谁、如何进行检验以确保每个步骤都能按计划完成等等。在ERP系统的上线期间,企业最需要避免的一个问题,就是系统切换计划有问题,然后执行也不到位。因此在正式切换前仔细地计划并做一个试切换是非常有必要的。还有一点很重要,就是要给系统切换工作留一条后路,如果系统切换不成功,要有一个策略可以确保回到老系统。

4、制订上线支持计划

ERP项目小组应该制订一个上线支持计划,以便在系统上线以后能够对最终用户提供立即的支持。在系统切换后的几周内,参与ERP实施的关键用户和业务分析人员应当驻扎在用户工作现场,以便及时回答他们提出的问题、解决他们遇到的疑难。对于现场解决不了的问题,就要及时向上申报寻求解决方案。外部实施顾问也应该随时待命,在关键用户和业务分析人员不能解决用户问题的时候,及时地帮助进行释疑解惑。

这个释疑解惑的用户支持体系,不但帮助了用户,还能避免用户的问题和挫折感蔓延,避免引起一些不必要也不真实的负面消息的传播。另外需要做好的一件事情,就是在完成系统切换几周以后,应该向用户们再提供几次后续培训,不用花太多时间,能够达到巩固与强化的效果就可以了。

系统平稳上线以后,就要制订一个长期的用户支持计划,这个长期用户支持计划应该由ERP项目经理和领导小组来制订。在这个计划里面可能会包括一些组织结构的调整,比如会把一些用户支持人员放到IT部门或者类似的部门。

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