从整体出发,建立规范的ERP编码规则,保证信息的可靠性

类别:专家观点 发布时间:2018-07-27 浏览人次:

信息协同时代,为实现信息化管理引入ERP系统成为潮流。企业ERP实施、应用过程中,代码的编制是一项最基础也是最重要的工作之一。企业要编制的代码有很多,如:产品代码、半成品代码、原材料代码、客户代码、部门代码、职工代码、会计科目代码等等,它们贯穿于企业的计划、供应、生产、销售、财务、质量、统计等各个环节,并且其种类繁多分类复杂。

ERP编码

企业的信息编码要从系统的整体出发,根据各分系统的功能,以企业产品设计、生产、经营管理、质量管理、销售等活动的全部信息为对象,对所涉及的主要信息进行予以定义、命名,确定内容、范围、表示方法等,从而实现信息的分类统一编码,在一定范围内建立管理上共同认可的统一的语言、统一的标识。

对信息进行分类统一编码,可以最大限度地消除对信息命名、描述、分类和编码的不一致造成的混乱、误解等现象,可以减少信息的重复采集、加工、存储等操作,使事物的名称和代码的含义统一化、规范化,并确立代码和信息之间的一一对应关系,做到一物一码,以保证信息的可靠性,为信息集成与资源共享提供良好的基础,而且为建立公共数据库创造有利条件。

一、基本的编码规则

1、尽量采用国家标准和行业标准进行信息分类统一编码,对没有国标或行标的,可根据企业标准进行信息编码,但必须与相关的国标和行标兼容。

2、以服从全局、注意实用、在考虑发展扩充的前提下尽量压缩编码位数,以减少差错率,减少计算机处理时间和存储空间。

3、根据企业的实际情况,对系统的编码进行分类整理,以企业产品设计、生产制造、经营管理、质量管理等企业内的全部相关信息为分类编码对象,根据相互依存、相互制约、相互补充的内在联系,建立信息分类编码体系结构;

4、在信息分类的基础上,依据信息的不同特征,设计能直观反映特征的分段层次型信息编码,使各码段与信息特征之间形成内在的逻辑对应;

5、含义性原则:即代码应尽量有最大可能限度的含义,较多含义的代码可以反映编码对象更多的属性和特征。

6、稳定性原则:即代码不宜频繁变动,编码时要考虑其变化的可能性,尽可能保持代码系统的相对稳定。

7、识别性原则:即代码应尽可能反映编码对象的特点,以助于记忆并便于人们了解和使用。

8、可操作性原则:即代码应尽可能减少计算机处理的时间。

9、适应性原则:即代码设计应便于修改,以适应编码对象特征或属性以及其相互关系可能出现的变化。

二、编码组织结构

1、编码总体组

该组由编码专家、计算机专家、主要应用(单位)人员组成,隶属于管理信息系统建设主管机构,具体负责:编码体系表的建立,编码方案制定,各编码组的建立,编码技术指导,代码草案评议审查、报批,编码维护方案制定及组织实施等。

2、编码项目组

编码项目组在编码总体组指导下工作,具体负责:代码的编制,有关文档的编写等。编码项目组可成立多个,每个编码组负责一个代码表的编写。考虑到信息编码是一个长期的大量的工作,编码项目组在组织上宜采用专职和兼职人员相结合,以兼职为主;标准化专业人员和应用人员相结合,以标准化专业人员为主的方式组成。每一个编码组由2~4人组成,兼职人员由各有关部门推荐,这样可以在单位中形成一个编码工作网络,做到既可以集中控制又可以集思广益。

三、编制方法

建议由类别码、顺序码和数据码三部分组成各类信息编码。类别码按照事物的功能或特征来分类描述一类事物,其本身可再分段表示成大类、中类、小类别;顺序码是标识一个具体对象的编码,根据该类对象可出现的数目决定顺序码长;数据码是将事物特征具体描述出来的项目码。根据编码对象的特征或属性不同,可占用不同的码位,不作统一的规定(但要注意不同码长在存储管理中会带来一些附加问题)。

由类别码和顺序码组成的复合码作为一级码(即项目码),代表某一独立事物的“主键字”。作为识别该项目的总标识,凡描述该项目的各种信息、数据、代码,均通过该键字存储、检索、维护、调用。通过该键字可分别建立不同的数据项,如对零、部件类,可建立工艺特征、形状特征、质量特征、文件特征、名称特征、图号特征等不同的数据项,统称为二级码,分别描述编码对象的各种属性特征,从而体现了编码系统的层次结构和面向特征的描述方法。

由一级码和二级码组成的代码描述了具体对象的一项信息,一级码与二级码中不同数据项的组合将描述具体对象的不同信息,一级码与工艺特征码结合可描述零、部件的一般工艺信息,一级码与质量特征码结合可描述零、部件的质量信息。根据不同的要求,可建立不同的数据项,以最大限度的满足系统的需要。

四、信息编码的工作步骤

ERP系统实施前期工作重点之一就是信息编码标准化工作,其贯穿于ERP系统的设计、实施、应用的整个生命周期。信息编码标准化工作具有花费人力多、涉及面广、信息量大、时间周期长、工作难度大的特殊性,要搞好这项工作,应切实做好以下几个步骤工作。

1、加强宣传,搞好培训

由于信息编码标准化是一个十分繁杂的基础工作,涉及企业各级管理人员,所以在开展工作前一定要结合本单位的实际情况,结合管理信息系统建设,采用各种方式进行宣传教育,让各级领导和管理人员确实了解信息编码标准化对提高基础管理水平的重要性,了解信息编码标准化对管理信息系统建设的必要性,提高他们支持和参与这项工作的自觉性,并对相关的编码人员进行培训。

2、制订工作计划,明确工作目的

应组织有关专家对单位内外的信息编码标准化情况进行详细的调查研究,调查的重点是国家有关单位对信息编码标准化有哪些规定?本单位需要编制哪些编码?本单位已有哪些编码?其使用情况如何?有哪些外部编码可以借鉴?哪些已有国标行标?有哪些编码方法可以指导本单位的编码工作等。在上述调研的基础上,确定本单位信息编码标准化的工作范围,建立本单位的编码体系表,从该体系表应能清晰地看出本单位信息分类的全貌及各类信息间的内在联系,能直观地了解信息编码的现状和发展趋势。根据体系表要求,制定出详细编码工作计划,建立相应项目组,并在总体计划指导下,提出对各项目组的具体计划要求。

3、收集资料,编制方案,总体评审,编制相应代码

资料收集应以本单位ERP系统设计资料和需求调查资料为基础,以利于编码方案与系统设计目的一致。代码设计时,必须采用系统工程的观点,树立全局和整体观念,以系统整体最优为目标,要考虑与其它信息的内在联系,作到相关代码兼容,提高代码的适应性,减轻数据采集及填报工作量,减少数据冗余。

4、组织评审,批准下发执行

代码编制完成后,一定要形成规范的文档资料,由总体组组织有关专家和应用人员进行严格的审查评议,必要时还要经过小范围试用,最后形成一个切合实际便于应用的代码表,由有关职能部门作为企业标准正式下文执行,一旦下文认定后,相关的应用应严格照此执行。

5、代码维护管理

代码维护管理是信息编码的重要环节。标准制定、贯彻实施、维护管理构成了标准化活动的三个不可分割的组成部分。维护管理目的是促进标准化正确实施,适应实际业务管理变化需要。维护管理主要任务是:收集用户对编码体系的要求和意见,判别这些意见和要求的合理性,确定是否修改有关代码,制定代码修改方案、修改代码、报主管部门批准后具体解决新旧代码的交替转换,承担信息编码使用咨询,负责人员培训等。维护管理是一项十分重要的工作,由于编码牵一发动千钧,所以对代码的修改维护应十分慎重,要由企业权威机构全权负责,要制定详尽的维护工作计划,并切实解决好新旧代码的应用交替。

五、编码过程中应注意的一些问题

1、编码有全局编码和局部编码之分;对于全局编码要制订统一的编码规则,因为全局编码是ERP各个分系统所公用的数据,例如:物料编码、人员编码、产品编码、供应商编码等。对于局部编码,各个部门根据编码原则和系统要求进行编码,例如:财务科目编码。

2、编码过程中,要尽可能的缩减编码位数,因为系统对编码的长度是有一定要求的,例如:   我们厂使用的ERP系统,要求编码长度不能超过25位,但是在实际应用过程中,对于一些特殊产品的物料编码超过了25位,形成的产品BOM(物料清单)不正确,随之形成的物料需求计划也是错误的。

3、编码时对于不同的生产阶段、不同的物料要求做到一物一码,这样才能形成正确的产品BOM;例如:我们厂在实施ERP以前,物料编码存在二义性,对于形成产品的零件和形成零件的毛坯使用同一编码,即父子项使用同一编码,不能形成正确的BOM,做出的生产计划也不正确。

4、编码时尽可能不要使用汉字和区位码,因为使用了汉字和区位码对于库房和车间以及其它使用编码的部门带来数据输入的不方便,影响数据的录入速度。

5、代码的编制应由相关的业务人员去编制,这样编出的代码具有一定的代表意义。

当今社会在不断变化,企业为了更好的适应市场、占领市场,必须进行信息化建设,将有更多的企业实施ERP,我希望本文所提到的一些有关编码方面的经验能够为大家提供帮助。

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