避免ERP流程翻来覆去,权力分配该如何确定

类别:专家观点 发布时间:2018-06-29 浏览人次:

企业实施ERP可以说是企业权力分配的一个过程,对于权力的明确分配,有人欢喜有人愁。于是,ERP实施的过程中会遇到一定的阻力和抱怨,有可能会导致流程翻来覆去定不下来,项目组的苦恼就会随之而来。

那么,又该如何进行权力的分配呢?华遨服装ERP介绍一下四点:

一、权力是什么?实施ERP的过程中最常见的权力又是什么?

权力是一种力量,一种靠权威(无论如何获得的)而享有的影响他人的力量。托尔斯泰关于权力曾下过这样精彩的定义:权力就是一些人对另一些人造成,他所影响或他所希望的能力。

那么,我们在ERP实施过程中谈到的权力是什么?

ERP无论如何不能绕过去的是——它是一个收集管理信息、通过信息进行管理的管理工具。在ERP的管理环境中,有这样两种权力是绝对应该充分关注的:知情权与审批权。

知情权:对与自己岗位、与自己所执行的任务相关的信息了解其生产途径表现方法发生频次,和对其充分使用的权利。

审批权:对在自己岗位上、自己的任务中发生将要发生的事件进行决策、或提出辅助决策意见的权利。

我们在ERP的实施过程中,一定要进行稳妥的、改良性的流程调整,不追求戏剧性的轰动效果、不激化矛盾。通过新的ERP流程对企业各层级知情权、审批权的适当调整,既能让当局者心态平和,又能让企业从新流程中获益。尽量保证企业平稳的过渡到信息化管理平台上来。

二、实施ERP过程中对权力再分配的两个原则

如上所述,我们进行ERP实施绕不过权力再分配,权力再分配所关注的焦点是知情权和审批权。那么,权力再分配的原则也是针对这二者的,即知情权的扩大和审批权的简化。

1、知情权的扩大

信息就像电能一样,一旦产生,不使用不储存就白白浪费掉了。在组织的各个环节都对应该有、那里有、什么时间有、如何取得、如何利用这些信息有清晰的认识,而且,有简单易行的办法获得这样的信息。知情,不仅仅是信息的第一接触点知情,而且让组织内外的利益相关者都及时知情。你见过每天小心地把关键数字记在小本本上的经理吗?你见过领导一声令下整夜加班统计数字的员工吗?你见过拿着各自部门的数据纪录“碰数字”碰的脸红脖子粗的主管吗?你见过被各部门报上来的相互矛盾的报表搞得大发雷霆的老总吗?这就是“知情权”被错误使用、被局限的结果。因此,要做权力再分配,一定要做把充分的知情权分配给所有应该有的人——让所有的人都成为“明白人”。

2、审批权的简化

因为种种原因,相当多的企业内部虽然没有明确的“流程”和“工作规范”,却有着极为严格的、几乎被视为天条的“办事程序”、“签字顺序”、“审批手续”。那么,组织中每天发生大量业务,谁应该谁又有能力对各项业务负责呢?也许这就是“审批手续”产生的原因吧。但是,我们常常见到老总(主管、经理)们的房门外、办公桌前拍成长龙的签字队伍;也常常见到领导们对下属拿来的单据不看不问一挥而就;还曾经见到员工(甚至是客户、供应商)拿着单据奔走于厂区、楼层之间。这就是“审批权”被错误使用、甚至被滥用的结果。权力再分配,如果不能简化和明确审批权,就等于没有作。

三、权力再分配的手段

既然是在ERP实施过程中需要完成知情权的扩大和审批权的简化,那么,让我们看看在实施过程中需要完成的工作。

第一步、描述当前业务执行中信息的传递流程

在ERP的实施中,“系统定义”、“流程描述”是一个必备的过程。通常在这个阶段,我们会把企业的如下几方面进行书面的描述:各部门主要业务职责及岗位设置;各项业务流程的总体框架及其层次划分;业务流程所涉及到的部门及岗位;完成各项业务流程的时间顺序;表单/文档的形成及传递。

流程描述通常使用的方法有:流程图、泳道图、文字说明等等。建议在描述时,为了工作的快捷方便,工作成果易于理解,使用流程图加适当说明的方式来完成工作草稿。在整理工作草稿,形成分析用的工作底稿时,使用泳道图加文字说明的方式来完成,便于发现重复和延迟、责任缺失等问题。

第二步:找出核心业务和流程中的操作点、判断其权力特征

在核心业务流程的描述中,任何一个人、一个岗位,在流程中完成的工作、所起的作用都需要真实的描述出来,并且,要明确该点的操作作对业务的影响、对数据(信息)的处理程度,和对时间(及时性)的要求。通过对该操作点如下几方面的分析,确定该点的权力特征:

记录点vs查询点:这个操作点是捕捉业务信息纪录下来呢,还是对其他人记录下来的信息查询后执行一定的操作?一般而言,记录信息的操作点是无法轻易取消的,而其往往是在第一时间全面了解信息,又不能做执行与否的“审批”,对这样的岗位,关键是如何保证数据记录传递的及时性。而信息的查询点则不然,是否需要“串”在流程里,还需根据其他因素来判断。

建议性vs决策性:这个操作点做出的审批是建议性的,还是决策性的?后续操作是执行这个操作的意见还是仅作参考?这个审批是签署自己的专业意见还是进行全面的判断?

平行的vs递进的:这个操作点与前后操作之间是必须顺序进行呢,还是可以平行完成?其前项工作、后项工作是其他专业领域(部门)的,还是本部门其他层级员工的?

及时的vs延时的:这个操作点对信息的要求是必须及时传递呢,还是可以滞后?有没有例外如跨过这个操作点的情况发生?发生的频率如何?

主动的vs被动的(推动的vs拉动的):上个环节产生的信息是由其操作者主动发送的,还是由本环节的操作者要求获得的?这个环节处理完信息后是主动传递(推动)到下一个环节,还是等候下一个环节的催促?

综合上述几个方面的分析,基本可以判断出这个操作点的工作是否关键,这个环节上原有位置的人员所获得的是“知情权”还是“审批权”,其“审批权”是否适当。

第三步:决定该点保留、合并、放弃

对流程中的分析操作点进行分析后,我们获得了其权力特征。再辅以如下因素的判断,如:该点是否部门内外(企业内外)之间的衔接点;在该点周围的工作是否繁琐、反复;信息在该点处理的成本高低、效率高低、时间长短;同一任务在该点周围是否简单转手次数过多……。我们就可以讨论各个操作点的调整方式了,调整方式包括:原样保留;将几个相连操作点进行合并;非关键操作点简化掉。

第四步:描述整合后的流程、操作点和作用

使用流程图或泳道图配合文字说明,描述新的工作流程。描述新的工作流程时一定要注意对简化掉的、合并掉的操作点上的人员的解释。一般情况下,被简化、合并的操作点多是原来有意无意把“知情权”当成“审批权”的环节,这样的环节可以在流程尾部或流程说明中增加一项多岗位共用的“查询”操作,既保障原有知情权的继续,又保障其他需要“知情权”的岗位的信息要求。

四、权力再分配需要注意的事项

作为ERP实施中非常敏感甚至关系到ERP成败的问题,在权力再分配的过程中,还需要我们对下面这些内容密切关注。处理好下面所说的问题,可以让我们分清主要矛盾和次要矛盾,提高实施效率,保障实施的效果。

1、审批和会签制度:分清二者是个很关键的问题。在多个环节整理合并时,一般逐级的确认我们称之为“审批”,平级发表专业意见我们称之为“会签”,多级审批中不必要的可以简化掉,但会签的简化要很慎重。例如:在采购流程中,采购主管签署价格意见、质量主管签署质量意见、生产主管签署时间安排方面的意见,当所有签署的意见均为可行时,该采购业务自然生效可以执行,就不需要总经理再象征性的审批了。

2、逐级审批和例外管理:在逐级审批的处理中,如:部门经理批后需要分管副总批,分管副总批后需要总经理批。这样的流程可以考虑使用“例外管理”的原则,简化流程的同时又进行了明确的权限界定,如:30万元以下事项部门经理批,30万元——70万元的事项由分管副总批,70万元以上的事项由总经理批。

3、审批权力的周密性(不留空白点):无论是“会签”还是“例外管理”,都需要保障审批权力的周密性。原有的系统多是“审批”过多导致效率下降,新的流程不能留下权力空白导致无人行使“审批权”,这样的后果出了该知情不知情外,更可能进一步导致错弊发生、无人负责,同样引起效率下降。

4、知情权与保密性:很多人所谓的“保密”问题一定要重视并且要处理好。什么是“保密”?对谁“保密”?为什么要“保密”?通过什么手段“保密”?不能让“保密”成为信息封闭、信息浪费的理由,更不能让“保密”成为别有用心的独享信息的借口。

最后,在冰冷的计算机面前敲击鼠标和键盘的,都是一个个有感情、有思想、有着不同利益关系的人。我们说信息化项目是管理项目的同时,就必须面对这样一个现实——管理以人为本。因此,没有人,没有“一把手”、没有“中层”们、没有一个个基层的“操作者”,管理怎么进行呢?信息化是一个变革,重大的变革,权力再分配是这个变革的一个关键又敏感的组成部分,在“轰轰烈烈”的变革前,还需要我们冷静分析,保护每一位参与者的热情和信心。关于ERP实施的更多建议,具体可查看《如何避免ERP实施陷入中途败落的尴尬境地》的相关介绍。

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