服装企业利用ERP系统进行内部管理控制的利与弊

类别:专家观点 发布时间:2018-05-12 浏览人次:

ERP作为企业控制环境的一部分,深刻影响着各个控制要素,为企业内部控制提供更强有力的技术支持,带来一些新的控制方法,实现信息化后,企业内部控制环节、控制点以及风险特征都会有所变化,因而相应的对企业内部控制体系就要提出更多更高的要求,而这一过程也是完善企业内控的必由之路。我们应该充分利用ERP下新的控制手段,同时通过实施ERP完善内控体系,提升企业的管理水平,为企业发展筑牢根基。

服装企业利用ERP系统进行内部管理控制的利与弊

专注于服装ERP的华遨软件从实践来看,服装企业利用ERP系统实施内控,其优势在于:

1、利用ERP系统可全业务范围实施内控

ERP系统是企业经营活动的全业务范围的集成系统,它在企业资源最优化配置的前提下,整合企业内部主要或所有的经营活动,包括财务、资产、项目、生产维护、采购、物料、人力资源等等,达成了高效化的经营。ERP系统是一个具有比较完整的实施内控的平台,其控制范围与颁布实施的《企业内部控制基本规范》的控制范围基本一致。服装企业利用ERP系统可以对企业经营管理的各个环节采取措施,实现对人、财、物的全面控制,从而避免了企业要利用多个平台才能实施内控的不足。

2、利用ERP系统可全业务过程实施内控

ERP系统还是一个业务全过程控制的平台。业务发生前,预算控制将企业的整体目标中分解为具体的控制项目和明确的控制标准,并落实到相应的责任单位或责任人;授权控制,根据企业的组织结构及员工的岗位责任,设置每个员工对系统的操作权限以及对信息的查询范围。系统将保证企业的各项业务活动均是由被批准或被授权的员工执行。业务发生时,业务操作控制自动拒绝不符合规范的操作步骤,并将实际情况与预算目标进行比较,对不符合目标的业务操作进行否决或提请授权机构决策。业务发生后,数据分析控制可自动核对内部外部数据的发生额及余额是否符合指定的逻辑关系,并把异常情况及时提交给相关的监控部门,可定期将企业的实际绩效与计划目标相比较,分析各项具体工作的进展情况及其变动趋势是否符合要求;风险评估控制可定期搜集相关数据,根据风险模型,评价企业面临的风险状况,生成风险评估报告。

3、利用ERP系统可以弥补人工控制的缺陷

一方面,通过计算机和网络进行信息处理和传输工作,可以极大地提高工作效率;另一方面,通过软件系统实施控制,可以克服人为因素的干扰,做到一丝不苟、铁面无私。同时,由于系统能够留下每次操作的痕迹,借此还可以对内控管理人员实施再监督。

4、利用ERP系统实施内控高效快捷 

ERP系统构建的统一的平台,为内控数据的提取、传输和校验等工作提供了方便,提高了工作效率。统一的操作流程和量化的控制目标,让管理人员在控制点上判断客观直接,可操作性加强。整个操作流程公开公平,有错误或舞弊也能一目了然,并有据可查。

当然,ERP系统仅是内部控制的一种辅助手段,它为企业实施内控提供了便捷,而其本身也还存在一些问题。

1、安全性问题

计算机功能强大,但又很脆弱,且网络是一个开放的环境,不可避免地会受到来自系统内外的恶意侵入,以致造成很大损失。为此企业领导要强化信息安全意识,对员工加强信息安全教育,完善系统的安全管理,对操作人员加强必要的监督,严格规定系统维护人员不得参与审批,定期对系统权限进行检查,关键用户的密码要定期更换,切实保证系统的安全性。这里具体可查看《ERP安全问题暴露在系统信息安全的把控缺失中》的相关介绍。

2、控制成本问题

利用ERP系统实施内部控制,其控制成本会有所提高。由于企业内控会随着企业经营内外环境的变化而做出相应的调整。这就需要对ERP系统中的设置及时进行更新,这无疑又会增加企业实施内控的成本。但为了保证内控全面有效的实施,合理的成本支出也是必要的。

3、与原有资源接口问题

一般企业在ERP系统实施之前都已有其他的信息系统,为了将企业原有的资源和数据都利用起来,ERP系统和其他系统之间的接口是实现不同系统间数据互联互通的必需。这些位于不同系统之间的接口是一个重要的风险区域。由于不同系统的数据格式可能完全不同,为了实现数据的传递,就需要进行一系列的转换。这就要求针对不同的技术平台和特点开发不同的接口,这些接口会产生新的控制方面的问题和风险。

4、局限性问题

ERP系统功能强大,但不是万能的。企业的控制目标很多,并不是所有的控制目标都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通过计算机程序进行模拟。仅凭EPP系统不能保证万无一失。全面、有效的内控离不开信息手段与传统手段的协调配合。

综上所述,利用ERP系统进行企业内部控制管理有利有弊,但总体而言,相对于传统人工控制优势明显,将对内部控制产生广泛而深远的影响,是企业内部控制进一步完善的标志。企业在应用这一系统的过程中,应该注意权衡上述各项利弊得失,根据环境条件的变化对ERP系统适时进行调整,使其成为企业规范管理、健康成长的有力保障。

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