避免业务流程盲目重组,有所坚持、有所取舍

类别:行业聚焦 发布时间:2018-03-30 浏览人次:

业务流程是否合理的判断在ERP实施中至关重要,但企业往往走在两个极端之中,太过于相信自己的管理流程,或完全依赖于系统的标准流程。专注于服装ERP的华遨软件认为,走极端路线只会将ERP系统引向失败的深渊。在进行业务流程重组过程中,应该采取措施有效的避免乱投医的现象。简单的说,就是如果企业现在使用的流程是合理的,那么就应该有所坚持。

避免业务流程盲目重组,有所坚持、有所取舍

具体的说,可以从如下几个方面出发。

一、如何判断企业原流程是否合理?

哪些流程是不合理的,哪些流程则是合理的。说实话,要对此做出合理的判断,确实有一定的难度。华遨这里就介绍一个简单的方法,以供大家参考。

在ERP项目推进过程中,项目管理员手中一般会有两份流程文档,分别为企业现在使用的流程说明书和系统的标准作业流程。现在项目管理员所要做的就是将这两份流程进行对比,找出有差异的地方。然后跟相关用户开会讨论,为什么会存在这个差异。或者说,这个差异对企业的管理是否有存在的价值。通过这个讨论,可以帮助用户发现企业现有流程存在的漏洞。然后再根据企业现在的实际情况,来判断这个漏洞是否会给企业带来不必要的损失。如果会的话,那么企业所使用的操作流程就是“病态”的,需要重新设计或者就按标准流程来操作。如果不会造成损失,那么就是杞人忧天,不需要重组业务流程。

以采购订单收货数量控制为例。在标准流程中,一般要求物料收货的数量不能够超过采购订单中的数量。而企业现在的管理模式则允许超收情况的存在。那么如何评论哪个流程是合理的呢?此时项目管理员不能够偏听偏信。而应该仔细分析这两个流程的差异。经过分析可以发现,两个流程的主要区别在于收货数量是否可以大于采购数量的控制上。企业现有的流程是允许的或者说没有这方面的控制。而标准操作流程则是不允许的。此时项目管理员就需要跟相关用户进行协商,根据实际情况来判断。如企业可能跟供应商有协议,采取供应商库存的管理方式。即不按采购订单或者收货数量来付款,而是根据企业实际使用的数量来进行结账。在这种情况下,无疑企业现在的操作流程更加的合适。

可见,某个流程是否合理,项目管理员说了不算,实施顾问说了也不算。主要还是要根据企业的实际情况来进行判断。对实际操作流程与标准流程进行对比,可以发现企业现有流程的不足之处。然后再对这个不足之处进行评估。有时候虽然流程有不足,但是并不一定会给企业造成损失。对于这一点,项目管理员要有充分的认识。这里还可以查看《企业的业务流程与ERP流程存在差异该如何抉择》的相关介绍。

二、如何采取有效预防措施

如果经过上面的评估,发现企业实际操作流程与系统标准流程有出入,并根据企业的实际情况评估发现这个出入不会给企业造成损失。此时就可以认为企业现在操作的流程是合理的,不需要进行更改。此时项目管理员该做些什么事呢?华遨认为,还需要注意如下内容。

1、为了安全起见,需要将这个可能存在的安全隐患记录下来。

因为企业现在可能不会存在这种情况。但是也许在几年之后就会出现一些情况,给企业造成漏洞。像上面这个案例。也许几年之后,某些供应商会变得比较强势,要求企业必须按收货的数量结账。此时显然就需要采取标准流程。如果在前期评估时,能够将这些内容记录清楚。那么在以后遇到这种情况时,就不需要在重新评估或者学习。直接拿来设置即可。

2、需要将相关的情况向用户进行说明。

上面华遨谈到过,实施顾问或者项目管理员都无法判断这个流程是否合理。只有一线的用户才能够了解具体情况,才能够判断流程是否合乎规范。为此如果企业坚持使用企业现有的操作流程,而放弃标准流程,那么项目管理员应该将其中的利害关系跟相关用户说清楚。特别是要强调,如果坚持使用企业的现有的流程可能会造成的安全隐患,或者必须要满足的条件。如此的话,如果后续情况发生改变的话,则他们也可以进行判断,是否需要对现有的流程进行调整。

3、对于标准流程如何操作,项目管理员也应该心中有数。

后续如果企业要使用标准流程来操作,则需要项目管理员自己来摸索。为了以防万一,如果企业不走标准流程,那么项目管理员至少应该知道,如果是要按标准操作的话,系统中应该如何设置、相关操作有如何变化。等到以后情况真的发生改变时,可以自己来进行系统的设置和员工的培训。

最后不得不提的是,合理的流程也需要进行强化,其实在ERP系统中也是这个道理。即使企业现在的使用流程是合理的,是符合企业的实际情况的,项目管理员也需要进行不断的强化。随着ERP系统应用的深入,有些工作其实可以交给系统来操作,从而简化原先手工作业的流程,发挥ERP科学流程的作用。关于业务重组的更多建议,具体可查看《低效的业务流程重复使用?实施ERP系统的意义何在!》的相关介绍。

【本文标签】: 业务流程

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