企业信息化发展中,各阶段的跟踪监控制度

类别:行业聚焦 发布时间:2017-11-22 浏览人次:

在实施项目的过程中,要随时对项目进行跟踪监控,以使项目按计划规定的进度、技术指标完成,并提供现阶段工作的反馈信息,以利后续阶段的顺利开展和整个项目的完成。项目监控是围绕项目,跟踪进度,掌握各项工作现状,以便进行适当的资源调配和进度调整,确定活动的开始和结束时间,并记录实际的进度情况,在一定情况下进行路径、风险等方面的分析。

企业信息化发展中,各阶段的跟踪监控制度

由于ERP项目涉及的人员多、时间跨度长、实施难度大,为实现验收提出了严格的要求。那么,如何能在验收时,工作得到认可,双方顺利结束项目,并实现各自目标呢?这就需要在项目过程中,执行标准化、规范化的管理,对项目实施内容、产生的需求、建议解决方案、双方结论等文档化,并保证各节点要素存在的完整、正确性,得到双方的一致认可,那项目验收也就水到渠成。

本文就实施中从哪些方面监督和审核来辅助项目工作、协助项目验收谈谈个人观点:

一、启动阶段

ERP实施是双方工作的配合,实施过程通常是依照服务提供商的标准项目流程执行。项目成立伊始,企业对ERP实施内容是一个比较模糊的概念,企业方渴望对服务提供商的实施理念及实施方法有所了解,以便明确在实施过程中,具有哪些工作职责,负责那部分工作内容。因此,企业方项目组成员应要求服务提供商提供基本的项目作业流程及实施指导文件,审核人员监督企业内部成员是否根据指导文件要求,按时建立内部组织、管理制度,并对双方需要明确的工作如实施规划、调研配合等是否已按要求与服务提供商和业务部门确认,以保障企业方利益。

服务商的在此阶段的审核监督工作,一是项目内部交接,确保项目从售前转移至实施中的工作文档交接齐全,避免因为漏交或错交文件,对实施顾问理解项目带来困难,增加现场实施的重复工作量。二是监督项目的质量计划评审,尽早识别项目难点重点、风险,规划实施步骤,明确项目管理制度、文档管理办法和内部审核监督内容。三是监督现场调研,调研工作要有目的、有计划的进行,调研全面。通过以上三点为ERP的实施打下良好的基础。

二、执行阶段

业务系统实施主要包括系统安装、方案确认、编码数据准备、模拟运行和上线持续运行等,本阶段审核需结合工作内容,将进度、成本、质量等因素综合考虑,发现工作内容与计划目标不一致、发生偏离时及时提醒,分析偏离原因,找到双方实施的障碍,寻求适当的解决方式,尽量降低双方实施成本。客户满意度是服务质量的直接体现,对于客户每一次评价,应给予重视,客户的意见是服务提供商改进的依据,审核中发现客户满意度降低,应及早汇报,找出影响客户满意度的原因,进行改进。审核、监督、纠正工作如出现延迟,隐含问题可能变成了显现问题,易处理的问题变成了重大事件,重大事件可能会造成不可挽回的局面,为将问题的风险降到最低,损失降到最少,使项目按期、按质、按量完成。

对本阶段文档的审核要求不能放松,要求审核人员有高度的责任心,认真细致,熟悉各类文档的填写、编制规范,能判断是否使用的标准的文档模板,以保证段落章节完整,内容不会缺失,依照不同文档审核表中的审核要点,逐项核对,避免因个人经验,遗漏审核重要的问题,同时,照章办事可以保证审核顺利快速而准确的进行。以下就几个重要内容,来阐述审核的关注点。系统安装过程,应注意所使用的软硬件环境与服务提供商的标准配置文档要求是否相符,硬件配置差异及软件版本的差异可能对将来的数据运算性能和产品稳定性能造成影响。在产品安装完成后,确认提供的手册、光盘的配套附件齐全,方可在交接文档中签字确认。

方案是业务系统实施的指导依据及保障,有效的实施方案可以为企业流程进行梳理,通过实施方案的指导和系统的应用结合为企业带来效益,因此,监督方案有效性,是审核的重中之重。服务提供商在方案确定中应监督评审的通过情况,只有评审通过的方案,才能提供企业方作为指导依据,未通过评审的方案,可能会隐含着问题原因分析不透彻、工作内容不明确等风险,导致不合理的解决方案无法解决企业的实际问题或较大的工作量无法明显提升企业效益。在与企业方沟通确认方案的过程中,企业方审核应关注方案是否从根源暴露企业存在的问题并提出合理的解决办法、对企业的特殊业务流程及非通用性的处理方式是否考虑周全、存在疏漏或差异之处等,以便使服务提供商清楚ERP系统是否能满足业务要求。双方沟通方案无误后,监督对方案的实施范围和业务管理内容确认,这样,企业ERP的推行也顺理成章,同时降低实施阻力,避免工作的反复、项目的拖期。

数据准备及模拟运行阶段,应对业务人员准备的数据进行审核,依照数据准备原则,对进入系统的数据进行筛选、核对,避免数据导入和录入过程中,出现大量错误,录入系统无法使用,或出现异常报错,数据类的错误,对业务流程的正常运行带来影响,数据一旦进入系统中,差错复杂,大大的影响了工作效率。另外,应严格要求业务人员编写操作规程,操作规程是业务人员使用系统的具体操作步骤和约束条件,保证此类文档的完整保留,可以在实施顾问离开现场以后,业务人员的工作也能保证有序进行,如出现工作岗位调整或人员变动,也不会为工作带来被动。

系统一旦上线,便使用正式数据进行业务操作。在上线持续运行一段时间后,系统稳定,应监督双方对工作进行确认,这是对双方工作的认可。对服务提供商来讲,完成指导,辅助客户完成业务系统稳定运行,对于企业方来说,结束手工业务处理,接受服务提供商的知识转移。

三、项目验收阶段

项目的最终验收报告标志着项目完结。如何能使服务提供商顺利接收到一纸标志着项目成功完结的报告是前期工作的凝结。本阶段的审核,应关注项目过程文档的完整性,从项目启动到验收,由服务提供商提供的计划、方案到企业方编制的操作规程、阶段评价,均是判断项目能否验收的重要内容。另外,企业在实施阶段,作业流程改善、作业规范形成、效益提升效果等都是实施的评价标准,以上内容的通过,标志着项目审核工作的结束。

总的来说,工作中应掌握审核技巧,处理项目执行中的相关事宜,真正的辅助项目顺利实施和完成项目。其主要的工作是将项目的实际进展情况与项目计划进行比较,若发现某些要点的偏差比较大,超出了容许的误差范围,则应及时作出分析,采取措施使项目回到正轨。项目监控主要是为了避免制定好的项目开发计划在实施过程中落空。

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