在ERP系统上线的时候，企业需要从老系统里面把业务数据导出来，经过一定的清洗与转换之后再导入新系统，才能让企业的日常业务在新系统中正常展开。
做好这项工作的挑战在于，业务数据是动态的，会随着日常业务的展开不停地改变。因此很多动态的业务数据是不可以提前数周就导入新系统的，只能在临近上线的时候导入。另一方面，有些基础数据是静态数据，在一段时间内不会改变，因此可以提前导入系统。对于这些静态数据，如果在切换到新系统之前发生了改变，那么就需要用户在新老两套系统里面同时进行更新，当然系统上线以后就无需这样了。
从ERP项目范围的角度来看，数据转换工作主要包括3个方面：第一，确定哪些数据需要转换到新系统（目标系统）；第二，从哪里找到这些数据（源系统或者数据文件）；第三，怎样把这些数据转换到新系统（手工导入还是通过数据转换程序自动导入）。
需要强调的是，有些数据只能通过手工导入。首先，企业可能没有现成的数据转换程序来完成这些数据的自动导入；其次，在软件功能以及对数据的要求上，新系统与老系统的差别太大，使得数据转换程序派不上用场。还有一种情况，如果老系统里面的数据需要经过大量的清洗工作才能为新系统所用，那么数据转换程序可能同样排不上用场。
即使不存在上面所说的这些情况，企业在导入数据时如果能够避免使用数据转换程序，就最好不要去使用。主要有两方面的原因。首先，开发这些数据转换程序会延长ERP实施周期并且提高ERP实施成本；其次，手工导入数据所花的时间与精力，可能要远少于去开发那些复杂的数据转换程序所需的时间与精力。因为在开发这些程序的时候，从定义需求、编写程序到软件测试，都是需要花时间的。
有一个策略可以帮企业少用数据转换程序，就是事先在老系统里面尽量把已经发生的业务处理完毕。比如，在新系统上线的前一周，在老系统里面把所有未结的采购发票全部付清。与此同时，不要再在老系统里面输入新的采购发票，而是等到新系统上线以后，再把之前积压的所有采购发票尽快输入到新系统，并完成后续的付款处理。
另外要说明的是，对于老系统里面的历史数据，只需把那些必要的部分导入新系统。有些用户可能需要定期查询某些历史数据，在新系统里面有足够的历史数据之前，这些用户完全可以通过老系统来查询。也可以采用另一种方式，就是把那些需要查询的历史数据，用一种用户易于获取的方式保存下来，比如保存成一个报表，或者从老系统里面下载下来。
对于数据转换的工作量水平（LOE），除了要编写数据转换程序之外，还包括必要的数据清洗工作，因为有些数据在导入新系统之前是需要清洗一下的。在很多情况下，最好让业务部门的用户来完成数据清洗工作，因为他们理解在日常工作中是怎样使用这些数据的，这一点是IT人员或者外部顾问所做不到的。
有两种比较好的数据清洗方式。第一种方式，在运行数据转换程序之前直接在老系统里面进行清洗；第二种方式，先把数据从老系统里面提取出来并保存到一个临时文件里面，然后再用一些工具软件完成清洗工作。在临时文件里面做好清洗工作之后，再用导入程序把数据导入到新系统里面。有些企业直接把一些不良数据导入新系统，然后在系统上线之前在新系统里面执行清洗工作，这种方式是不推荐企业采用的。
数据转换的工作量水平，也跟新老系统中不同的字段格式以及用法有很大的关系。比如同一个字段在新系统中的长度可能比在老系统中要短，或者同一个字段的数据类型在老系统里面是字母型而在新系统里面则是数值型，或者同一个字段在新老系统里面所代表的管理含义不一样等等。如果没有这些问题，那么老系统中的数据就可以直接导入到新系统。如果有这些问题，那么就需要通过数据转换程序或者数据清理工作，先解决掉这些字段格式以及用法不一致的问题，这就会让数据转换工作更加复杂。
最后说明一点，如果新ERP系统里面有数据映射模板（datamappingtemplates）或者数据转换程序可供企业使用，那么这些工具是非常有帮助的。不过企业开发一个工具软件以便把数据从老系统中提取出来还是非常有必要的。老系统中的数据被提取出来以后，就可以通过新系统中的数据转换程序导入到新系统里面去。关于更多的建议，推荐阅读《新旧系统切换方案 两种ERP上线策略》
