“企业流程优化+服装ERP软件应用”的结合分析:相辅相成

类别:专家观点 发布时间:2022-02-15 浏览人次:

1.服装ERP软件改变了沟通的方式

以沟通发生的方向来分,通常在一个企业内会存在着下行沟通、上行沟通、横向沟通和越级沟通这几种方式。

下行沟通(Downwardcommunication),指的是沿着权力层次结构,自上而下进行的交流。上行沟通(Upward communication),指的是沿着权利层次结构,自下而上进行的交流。横向沟通(Lateral communication),指的是在同一权力层次上所进行的交流。越级沟通(Diagonal communication),指的是发生在跨越权力层次之间的交流。

对于这几种沟通方式,我们说,在传统企业中,往往正式的合法的就只有向下和向上这两种。而横向沟通和越级沟通则很少发生,或者说,即使发生,这种沟通也往往是非正式的。那么,在这样的一个仅以向下和向上交流为主的传统的组织里,会出现什么样的弊端呢?毫无疑问,沟通的成本会很高,信息传递的路线会很长,并有可能导致信息的漏失和错传,以及信息的“过滤”(“过滤”这里是贬义,指的是传递者在接受信息时,会按照自己的需要,对信息进行过滤,我们可以联想到很多电视综艺节目的“多人传话”游戏)。现在好了,有了信息技术,它使得更多的信息可以沿着横向或越级的方向进行交流,从而避免了传统方式的障碍,使得沟通更加通畅,组织也更有效。

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2.服装ERP软件改变了组织内权利的分配

服装ERP软件的应用,使得权力分散化成为可能。有人说过,现代社会只存在两种人,一种人掌握信息,另一种人不掌握信息,而前者也就因此掌握了对后者的支配权。这说明了什么呢?说明了“信息就是权力”。从前信息只是特权,只掌握在少数人的手中,这些少数人也就是因此成为掌握权力的人。现在不同了,由于信息技术的广泛运用,挖掘信息、处理信息、管理信息以及应用信息已经成为普通员工的一项普通工作。而伴随着信息的分散,权力也就因此而分散了。

同时,中层管理人员权力可以弱化,带来了“金字塔”扁平化的可能。中层管理人员从前是高层领导和基层员工之间重要的纽带,然而,随着信息的分散和由此而带来的权利分散,他们的作用发生了弱化。很大程度上,信息技术起了对中层管理人员的替代作用。

3.服装ERP软件改变了组织结构

 服装ERP软件对组织结构的改变是从它改变管理幅度开始的。

在探讨这个问题之前,我们不妨先看一些背景资料:传统的管理幅度以及与之相对应的组织结构。管理幅度(Span of control)指的是一位上级管理人员直接管辖的下级的人数。这个人数不仅影响管理职位的复杂程度,而且还决定着组织的形式和结构。

最初,管理幅度的概念是由英国人汉密尔顿提出的。由于当时技术水平的限制,他认为恰当的幅度是三个人到六个人,并且,管理级别越高,所直接管辖的人数应当越少。在此基础上格丘纳斯提出了“窄幅度”的管理原则。

这一原则认为管理幅度应该较窄,因为:根据“注意力幅度”原理,人脑不可能在同一时间有效掌握众多变量;另外,管辖一个群体,管理的内容要包括“上下级的直接关系”、“下属之间的交叉关系”、“和其它群体的关系”,因此,当人数以算术级数增加时,管理者和下级之间的人际关系就会以几何级数增长。

关于“有效管理幅度”,不少学者都做了实证研究,一般认为,中上层管理幅度大致为4人;业务性管理,幅度可以为8-12人,当然,这些都是在当时社会条件下得出的结论。那么这种“窄幅度”的原则对于企业的组织形式和组织结构产生了什么样的影响呢?

企业的组织理论告诉我们,企业等级结构的形成受有效管理幅度的限制,即当组织规模扩大到一定程度,必须通过增加管理层次来保证有效领导。然而我们知道,在企业规模一定的情况下,管理幅度(Span of control)与管理层次(Hierarchy)成反比。当管理幅度较小,而管理层次较多时,企业就趋向金字塔结构(Tall-structure),反之,如果管理幅度较大,而管理层次较少,则企业就趋向于扁平式(Flat-structure)。

我们已经知道了组织“扁平化”是企业适应市场竞争的一种客观要求。可是愿望是无限美好的,如何才能实现它呢?我们说,在“扁平化”的实现过程中,信息技术是个非常关键的因素,可以这么认为:如果没有信息技术的发展和应用,也就不可能有组织结构的“扁平化”。

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为了把这个问题说清楚,我们还得回到“管理幅度”这个概念,因为,正如我们所知道的,服装ERP软件对组织结构的影响是从它改变管理幅度开始的。管理者现在可以管辖更多的下属了。为什么呢?我们至少可以从以下几方面得到答案:

——信息技术的使用,带来了控制手段的变化。计算机的控制代替了人员的监督,其结果是控制的范围更广了,也就是促进了在控制效果不减少情况下的等级层次的减少。

——由于信息技术的运用,管理者可以直接参与信息的查询和数据的分析等工作了,于是从前那些从事资料整理、表格绘制和数据分析的下属人员就成为了多余。

——由于信息实现了分享,员工可以直接从数据库中获得所需要的信息,从而减少了“下属之间交叉关系”以及“和其它群体关系”的发生,也就是减少了管理的工作量,这就从客观上保证了管理幅度扩大的可能性。

 服装ERP软件改变了管理幅度,也就因此会改变组织的结构。因为,正如我们前面所谈过的,在一个企业规模不变的情况下,管理幅度的扩大,将直接导致管理层次的减少,这也就实现了从“金字塔”到“扁平化”的转变。

这种转变是有着巨大的积极意义的。信息技术的运用,使得员工由于掌握信息而掌握了一定的决策权,并且使得控制作用贯穿于企业的整个流程,这也就是在不失控制力的情况下,使得一个企业更象一个有机的整体,一个充满生机的整体。

我们用下面的一幅大图来形象地说明这个问题。信息技术发展到今天,服装ERP软件系统的功能越来越丰富,越来越可以根据管理的要求来定制。比如,图4中的一个简单的仓储管理系统,就可以有上百种参数可以根据企业的需要来进行设置,我们可以把这些参数想象成一个个的“开关”,上百个参数就好像一个开关的网络。

根据这些开关的闭合状态的不同,可以配置出很多不同的仓储管理的流程。也就是说,服装ERP软件系统提供的是一种“流程”的可能,而没有约定说一定要走怎样的流程。

所以,完全可以在这样一个自动化程度很好、技术含量很高的信息管理平台上,走出中间图示那样的曲折的流程,效率低下、工作繁复是显而易见的。这不是服装ERP软件系统的问题,而是流程怎么规定的问题,而正是企业的具体流程的执行者、参与者和管理者才能说清楚需要让服装ERP软件系统走怎样的流程。

这也就是为什么信息系统的建设不能是信息部门的事情,而首先是业务和管理部门的事情的原因。

因此,业务需要和管理需要还是根本,服装ERP软件是实现这些需要的支撑。如果企业的流程管理思路是到位的,方案是清晰的,那么,就可以在服装ERP软件平台上走出图下部那样简单高效的流程。

所以,我们说,流程管理为服装ERP软件作用的发挥明确了方向,给出了服装ERP软件作用发挥的准确的作用点。

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